УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКАХ

ВЫСТАВКИ И РАЗЛИЧНЫЕ ШОУ В СОЕДИНЕННЫХ ШТАТАХ

При ведении бизнеса в Соединенных Штатах участие в различных выставках является неотъемлемой частью продвижения товара. На подобных мероприятиях очень просто находить новых партнеров и клиентов. Так, за 2–3 выставочных дня представленная компания может найти значительно больше новых клиентов и дистрибьюторов, чем за год работы. Но не стоит расслабляться: не все так просто. Максимальный результат от выставки можно получить, только серьезно подготовившись.

Прежде чем приступить к подготовке, необходимо понять, что между самим участием в выставке и ее посещением разница также велика, как и между просмотром фильма и его созданием. На данный момент мы говорим о трудозатратах и денежных расходах.

Первое, что необходимо сделать, — определить, в какой конкретно выставке вам выгоднее всего участвовать. Ежегодно в США проводится от 2–3 до 10 выставок в каждой индустрии. Конечно же, максимальный эффект приносят наиболее крупные отраслевые выставки. На них легко и удобно находить потенциальных партнеров для будущего сотрудничества, а также новых клиентов. Стоит понимать, что участие в наиболее крупных выставках предполагает существенные затраты на оборудование и аренду места, зарплату персонала, разработку и печать рекламных материалов, а также многое другое.

Пристальное внимание необходимо уделить самой подготовке. Помните, что от того, насколько вы будете заметны и интересны посетителю, зависит ваш успех. Для этого вы должны продумать свою программу и внешний вид стенда до мелочей. Важную роль играет и расположение вашего стенда. Даже на самой большой выставке при плохой организации можно получить отрицательный результат. Если ваш кубрик будет стоять в самом углу зала, стенд будет оформлен невзрачно, а вы будете уныло и безынициативно стоять, держа в руке пачку рекламных материалов, то, скорее всего, этот «праздник жизни» пройдет мимо вас. Максимум, что вам перепадет, — это случайный зевака возле вашего стенда, который вряд ли станет вашим клиентом.

Своим клиентам мы всегда рекомендуем тщательно и серьезно готовиться к выставкам или вовсе ОТКАЗАТЬСЯ от этой затеи. Такое «унылое» участие принесет вам только растраты, а возможно, и репутацию несерьезной компании. Исходя из этого, мы рекомендуем своим клиентам при отсутствии необходимого количества средств посещать подобные мероприятия не в качестве одного из участников, а в качестве гостей или же начать с менее помпезных выставок. Станьте сначала «звездой» районного значения, а уж потом покоряйте столицу.

Процесс организации любой выставки проходит в три этапа:

1. Планирование (создание концепции, проведение маркетингового исследования, составление сметы расходов и прочее).
2. Подготовка (разработка и печать рекламной продукции, оформление стенда, подготовка персонала и т. д.).
3. Участие в выставке.

Каждый этап имеет равнозначное значение для всей выставки. Недоработка на любом из этапов может привести к провалу всей выставки. Рассмотрим более подробно каждый из этапов выставки.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Прежде чем начать организацию выставки, необходимо четко определиться с целями и задачами вашего в ней участия. Это имеет большое значение для разработки рекламных и маркетинговых материалов, а также подбора необходимого штата сотрудников.
Никогда не ставьте перед собой несколько задач, так как это может привести к тому, что ни одна из них не будет выполнена в полном объеме. Лучше сосредоточиться на решении 1–2 основных задач.
Перед началом подготовки к данному мероприятию необходимо сделать маркетинговое исследование. Если на выставке будет еще несколько компаний, которые представляют товары, аналогичные вашему продукту, то эффективность от выставки будет в несколько раз меньше ожидаемого. Необходимо представить вашу продукцию так, чтобы она выгодно отличалась от товаров ваших потенциальных конкурентов. По возможности нужно заранее разведать основные достоиства и недостатки продуктов конкурентов и особый упор в рекламе вашего продукта сделать на то, чего у конкурентов нет либо сделано плохо. Необходимо просчитать предполагаемые расходы и составить смету, чтобы определиться с бюджетом. Важно, чтобы ваш бюджет был не ниже среднего по всей выставке. Если средств не хватает для составления полноценного бюджета, то лучше отказаться от участия выставке. Можно посетить ее в качестве наблюдателя, при этом не запрещено принести с собой рекламные буклеты.

ПОДГОТОВКА

Именно этот этап требует больше всего времени и сил. Всю подготовку к выставке можно разделить на следующие подэтапы:

1. Бронирование стенда в павильоне выставки. Здесь важно быть в числе первых, чтобы выбрать самый удачно расположенный стенд. Если затянуть с этим, то придется выбирать из того, что осталось. В результате вам предоставят стенд в самом дальнем углу павильона.
2. Разработка маркетинговых и рекламных материалов. При разработке таких материалов необходимо понимать, что правильно подготовленные материалы — это 50% успеха. Здесь может возникнуть множество проблем: неточный перевод, ошибки оформления, несвоевременная доставка рекламных материалов. Поэтому лучше иметь запасной вариант, чтобы не оказаться на выставке без необходимых материалов.
3. Размещение своих рекламных материалов в основных каталогах выставки. Здесь не нужно экономить, ведь информационные каталоги выставки многие из посетителей и участников забирают с собой.
4. Оформление стенда. Именно внешний вид стенда и установленное на нем оборудование будет вашим лицом на выставке. Здесь самое главное — выделиться на фоне основных участников. Мрачные цвета, старая потертая мебель, отсутствие оформления стенда и оборудования только отпугнут посетителей от вашего стенда. И никакие красочные рекламные буклеты не смогут вам помочь. Помните, что именно по внешнему виду стенда и сотрудников складывается первое впечатление, которое может, сыграет ключевую роль.
5. Проверка всех рекламных материалов. Лучше отдать их на рецензию специалистам. Они смогут выявить неточности и ошибки, которые необходимо исправить до начала выставки. Любая допущенная неточность, которая на первый взгляд кажется незначительной, может дать негативный эффект.
6. Прежде чем вас допустят на выставку, необходимо заключить договор со страховой компанией. В этом случае вы страхуете не себя или свое оборудование, а посетителей вашего стенда от несчастных случаев.
7. Покупка униформы для работников выставки.
8. Оплата необходимых коммуникаций и услуг. Электричество, интернет, телефонная связь — все это и многое другое необходимо для нормального функционирования любой выставки. Все это лучше оплатить заранее, чтобы во время проведения самой выставки не возникло непредвиденных ситуаций.
9. Подбор персонала. Если вы проводите выставку на территории США, то успеха не будет от команды даже самых лучших специалистов, которые плохо говорят и по-английски. Необходимо подобрать слаженную коммуникабельную команду, компетентных специалистов.
10. Рабочие и грузчики. Обычно на то, чтобы развернуть свой стенд и установить все оборудование, дается не более суток. Поэтому без помощи грузчиков и подсобных рабочих вам просто не обойтись: невозможно все сделать самому.
11. Бронирование номера в гостинице, автомобилей. Если выставка, в которой вы принимаете участие, достаточно крупная, то есть риск, что все ближайшие гостиницы будут переполнены. В этом случае вам придется заселяться в гостиницу, которая находится вдалеке от места проведения выставки. Арендовать автомобиль лучше заранее и на все время проведения выставки, в противном случае вы рискуете остаться в самый ответственный момент без транспорта.
12. Оформление заявок на участие в мероприятиях, проводимых на выставке. Именно здесь можно познакомиться с «нужными людьми» и наладить необходимые контакты.
13. Оформление пропусков для персонала, работающего на вашем стенде, и руководителей компании.
14. Рассылка приглашений вашим клиентам, нынешним и потенциальным. У организаторов выставки есть списки участников, выберите из них тех, кто мог бы стать вашим клиентом, и обязательно пришлите им индивидуальное приглашение. Обычно если посетитель пришел на выставку, он наверняка зайдет на стенд компании, приславшей ему приглашение.
15. Подготовьте сувениры, брелоки, визитки с логотипом вашей компании, чтобы ни один из посетителей вашего стенда не ушел с пустыми руками.

ПРОВЕДЕНИЕ

Проведение выставки — самый сложный и, конечно же, нервный этап. Будьте готовы к тому, что что-то может пойти не так, как вы планировали, например, стенд окажется на 10 сантиметров больше арендованного вами места, кто-то не придет, что-то не пришлют и т. д.

При проведении выставки есть два основных этапа, которые ответят на вопрос «Насколько хорошо я подготовился?».

Первый момент покажет, насколько грамотно была проведена подготовка. К этому этапу относятся такие моменты:

1. Правильная расстановка мебели, оборудования и сборка стенда.
2. Подключение телефона, интернета и других коммуникационных сетей.
3. Тестирование всей компьютерной техники, которая будет задействована в выставке.
4. Отработка ролей с персоналом.
5. Составление графика работы. Команда, которая будет задействована в выставке, не сможет эффективно работать 8 часов подряд. Каждому из сотрудников необходимы перерывы на отдых и обед. Составить расписание нужно так, чтобы все время возле стенда находилось максимальное количество членов команды.
6. Заранее позаботьтесь о месте для возможных переговоров, в ином случае будет неудобно скитаться вместе с клиентом по выставке в поисках укромного уголка.
7. Заранее подготовьте условия для оперативных контактов с руководством компании. Это необходимо на случай появления перспективных крупных клиентов или же интересных предложений о сотрудничестве.
8. Позаботьтесь о том, чтобы у каждого члена команды были телефоны всех технических служб, а также руководства выставки, ведь в любой момент произойти сбой оборудования, отключение электричества и другие форс-мажоры. При наличии телефонов ваша команда сможет быстро решить все проблемы, а не носиться по залу с криками «Спасайте!» или «Быстро почините!».
9. Узнайте, кто будет вашим соседом на выставке. Выясните, чем они занимаются, что предлагают. Добрососедство может принести дополнительные плюсы на выставке.

Второй момент — проведение выставки.

1. Во время выставки регулярно проверяйте сканы карточек посетителей (иначе вы можете потерять большое количество контактов).
2. Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда выделялась среди серой массы. Это может быть униформа, корпоративные галстуки или рубашки, что угодно, но ваши сотрудники должны выделяться среди других членов выставки. Сделайте так, чтобы их можно было легко выделить в толпе.
3. Продумайте, как эффективно разложить рекламную и маркетинговую продукцию. Важно, чтобы все посетители выставки имели к ней свободный доступ.
4. Четко распределите роли в своей команде. Каждый из сотрудников должен заниматься своим делом. Важно, чтоб все скопом не бросались на потенциального клиента — это пугает, а также говорит о непрофессионализме.

Какие роли должны выполнять члены команды?

На выставке ваша команда должна иметь ряд таких специалистов:

1. Специалист по работе с клиентами. Это член команды, который начинает говорить с потенциальным клиентом, предлагает ему рекламную продукцию, выясняет интересы вашего гостя. Его главная задача — зацепить и заинтересовать клиента. Его роль — выявить из большого количества посетителей и привлечь того клиента, который максимально интересен компании.
2. Специалист по продукции. Это член вашей команды, к которому специалист по работе с клиентами приведет заинтересованного посетителя. Основная задача данного члена команды — как можно подробнее рассказать о вашем продукте или услуге, а также зафиксировать его данные с карточки посетителя.
3. Менеджер. Его основная задача — продажа. Неважно, будет ли это прямая продажа или заключение контракта. Он должен заключить сделку прямо на месте, пока клиент еще «тепленький». В случае поступления неординарных и выгодных предложений именно менеджер должен выйти на связь с руководством.
4. Дополнительный специалист. Этот член команды нужен для сбора информации о конкурентах. Его стоит одеть нейтрально, дабы он не выделялся из массы посетителей. Его основная задача — собрать максимум информации о ваших конкурентах, выяснить все их недочеты, заводить знакомства с другими посетителями и аккуратно выяснять, что они ищут на данной выставке. Помимо этого, дополнительный специалист должен ненавязчиво, как бы невзначай рекомендовать потенциальным клиентам ваш стенд и фотографировать наиболее удачные стенды для будущих выставок.

Помните, что все члены вашей команды должны собрать как можно больше информации об участниках выставки, ведь именно на ней вы сможете познакомиться со своими прямыми конкурентами. Не стоит отбрасывать и случайных посетителей, возможно, они смогут порекомендовать вас своим знакомым, а возможно, через некоторое время они сами «созреют».

Кроме всего вышеперечисленного, ваша команда во время выставки должна дать интервью и максимальное количество информации о вашей компании представителям СМИ. Обычно заранее готовится Press Kit который просто вручается представителям СМИ.

Еще раз напоминаем, что участие в выставке в США — достаточно серьезное мероприятие. От того, насколько качественно вы к нему подготовитесь, будет зависеть успех вашей компании. Помните, что даже незначительная на первый взгляд ошибка может стать роковой для вашей компании. Даже маленькая мелочь способна уничтожить имидж компании на долгие годы, но зато правильная организация подарит вам массу клиентов.

В данной статье мы описали далеко не все нюансы подобных мероприятий. Основная цель этой статьи — сформировать у вас представление, какого уровня должна быть подготовка для участия в выставках в Соединенных Штатах.

Мы имеем большой опыт организации профессиональных выставок в США и Европе. Наши сотрудники сделают все для того, чтобы ваша компания не осталась незамеченной на крупных выставках, а также помогут получить внимание прессы, потенциальных компаньонов и, конечно же, клиентов. С нами ваше участие в выставке пройдет на высшем уровне.

Но учтите. Выставка даст вам много полезных контактов. С этими контактами нужно активно работать после окончания выставки чтоб контакты конвертировать в клиентов и продажи. Этот после выставочный этап может быть важнее чем сама выставка. А отсутствие после выставочной работы с клиентами ставит крест на всей выставке, так как наработанные на выставке контакты будут бездарно потеряны.

Наши специалисты возьмут на себя все заботы по аренде подходящего места в выставочном зале, печати рекламной продукции, подготовке стенда, подбору профессионального персонала, а также транспортировке всего необходимого на место проведения мероприятия. Помимо этого, наши сотрудники помогут вам забронировать гостиницу и автомобиль, приобрести авиабилеты, предоставить прессе всю нужную информацию, организуют необходимых переводчиков, а также проведут саму выставку.

Не рискуйте репутацией своей компании! Работайте с профессионалами.